보고서 구성의 기술
안녕하세요
많은 사회초년생분들이 회사에 들어가서 보고서를 쓰는데 많은 어려움을 겪고있죠 ㅎㅎ 아무래도 학생때 쓰는 보고서랑 많이 다르다 보니 어려움을 느끼시는 것 같아요^^ 그래서 오늘은 홍장표 님이 쓰신 '보고서 작성 실무 강의' 라는 책을 통해 보고서 쓸 때 가자 먼저하는 목차 구성의 기술에 대해 글을 써보겠습니다^^
논리적인 보고서
논리적인 보고서란 무엇일까요??
바로 잘짜인틀과(목차구성)+ 적합한 콘텐츠 배치(내용구성) 입니다
목차가 중요한 이유는
첫째, 글을 쓸 때 길을 잃지 않기 위해서다
둘째, 하고자 하는 이야기 간의 분량 안배를 위해서다
셋째, 하고자 하는 이야기가 누락되지 않도록 하기 위해서다
넷째, 앞에 나온 얘기가 뒤에 또 나오는 중복을 피하기 위해서다
다섯째, 전체적인 통일성과 일관성을 유지하기 위해서다
이렇게 5가지 이유가 있습니다
적합한 콘텐츠는 내용구성을 말하는데 같은 내용이라도 어떻게 배열하고 배치하느냐에 따라 가독성에 큰 영향을 미친답니다.
목차 구성
많이 들어보셨을 거에요 글은 서론->본론->결론으로 이어지는 3단 구성이 대표적이죠^^
보고서도 마찬가지에요
도입(Why)-> 전개(What/How)-> 마무리(So what)
이렇게 기본 3단계로 구성해서 쓰면됩니다 ㅎㅎ
하지만 모든 보고서 3단계로 나눌 필요는 없어요 ㅎㅎ
상황에 따라 1~5단계정도로 된답니다
그 외에도 복합구성이라고
전개부분에서 한번도 도입-전개- 마무리 를 넣는 것이죠 ^^
보고서 전개의 기본은칙은
- 로직트리
- MECE
크게 2가지로 나뉘어져요.
로직트리는 목차는 수직적으로 계층을 이루고 있어서 서열이 명확해야한다. 즉 상위 수준 목차(제목)가 하위 수준 목차(제목)를 포괄할 수 있어야 한다. 반대로 하위 수준 목차는 상위 수준 목차에 종속되어야 한다. 입니다
MECE는 항목들이 상호 배타적이면서 누락이 없어야 한다는 뜻입니다^^
정리하자면 수직으로는 로직트리, 수평으로는 MECE를 고려해야 됩니다^^
보고서 전개의 기본 구조
보고서 전개의 기본구조는 '병력구조'와 '연결구조'로 이루어져 있어요
병렬구조는 예를 들어 국가별로 현황파악을 위해 '미국', '중국' 등 순서로 목차를 나열하는 것이고, 연결구조는 현황- 분석- 개선방안 목차가 이어지는 구조를 연결구조라고 합니다.
병렬구조 : 전달하고자 하는 상호 독립적이면서도 구분기준이 명확한 내용을 전개할 때 사용합니다.
연결구조 : 분석 -> 결과 등 인과가 명확한 목차를 전개할 때 사용합니다. 시간, 절차적 흐름을 설명할 때도 사용하며, 논리적 연결이 중요할 때 사용합니다.
혼합구조 : 보고서 상황에 따라 대목차는 연결구조, 중목차는 병렬구조 형식으로 구성하는 것도 한가지 방법입니다 ^^
논리적 내용을 위한 3대 패턴
논리적 내용을 위한 3대 패턴은 흐름, 비교, 유형 3개가 있습니다
1. 흐름 패턴 : 시간적 흐름, 절차적 흐름, 인과적 흐름
시간적 흐름 : 과거~현재~미래 중 일정 기간의 단면으 시간적 순서로 구성한 것을 말합니다
절차적 흐름 : 업무 또는 일이진행되는 절차를 처음(1단계)~중간(2단계)~끝(3단계)로 구성한 것을 말합니다
인과적 흐름 : 문제를 정의하고 해결방안을 탐색해 제시하는 보고서에 문제/원인 -> 해결/결과 형식으로 구성한 것입니다
작성자가 직접 절차적 흐름을 정의하는 경우도 있으며, 절차적+시간적 흐름의 혼합 구조도 자주 등장합니다
2. 비교패턴 : 적합한 기준을 설정해 비교 결과를 보여주고자 할 때 사용한다
3. 유형패턴 : 보고서의 목차를 키워드, 주제별로 범주화하여 정리한다.
나열식 보다는 개념적인 범주화(2~4개 묶음)을 통해 가독성을 높인다.
매트릭스 유형화 패턴 : 많은 양의 데이터를 논리적이고 정교하게 설명할 때 사용
논리적 내용을 위한 3대 소스
3대 소스는 패턴과 함께 써야 하기 때문에 소스라고 부르신대요^^
3대 소스는 정의, 분석, 예시가 있습니다
1. 정의 소스 : 새로운 용어나 어려운 개념, 주장하는 바를 명확히 하고자 할 때, 누구나 알고 있을 거라 생각하지만 세부적인 해석에서 혼선이 있을 때 등 다양한 상황에서 사용합니다.
2. 분석 소스 : 개선방안을 제시해야 하는 보고서에서 무엇이 문제인지 설명해야 한다면 분석을주로 사용합니다
3. 예시 소스 : 예시를 사용하면 보고서의 신뢰성, 객관성 및 현장감을 높일 수 있다
이상 보고서 구성의 기술이었습니다 ^^
저도 보고서를 쓰는게 엄청 힘들더라구요... 하지만 목차라도 제대로 구성을 하게 되면 훨씬 퀄리티 높은 보고서를 쓸 수 있을 것같아 보고서 작성 실무 강의 책에서 보고서 구성의 기술 부분을 가져왔어요^^